Das größte Spirituosenunternehmen der Welt - Diageo - investiert 1 Mrd. Pfund Sterling (1,2 Mrd. EUR) über die kommenden fünf Jahre in seine schottische Whiskyfertigung.

Neben dem Ausbau und Optimierung zahlreicher Brennereien entsteht eine neue Malt Whiskybrennerei. Da die steigende, globale Nachfrage nach Whisky schwer abzuschätzen ist, wird noch eine zweite Malt Whisky Brennerei geplant, aber noch nicht gebaut. Das reduziert die Reaktionszeit bei kommenden Nachfrageschüben.

Hier geht es zum Originalartikel (engl.).

Link zu Teil 3

Wie kann jetzt das einzelne Unternehmen und The Whisky Store diese Probleme lösen?

Es gibt drei äußere Anzeichen für vermeidbare Bürokratie.

1. Bedrucktes Papier bzw. E-Mails mit gefüllter CC-Empfängerliste

2. Vergehende Zeit

Immer wenn man ein bedrucktes Papier nicht am selben Tag ins Altpapier werfen kann, dann haben Sie vermeidbare Bürokratie vor sich. Klingt hart - ist aber so.

Bauen sich bei Ihnen Ordner über Ordner voll mit Papier auf und arbeitet Ihr Kopierer mehr als Sie, dann haben Sie echte Bürokratie vor sich. Wir haben im The Whisky Store keinen Fotokopierer. Aus Prinzip nicht. Unser Fax muss als Kopierer herhalten. Gut und schnell geht das nicht. Das ist aber von uns so gewollt

Am schönsten ist es doch, wenn Sie eine Bestellung herein bekommen, sie sofort abarbeiten und am gleichen Tag noch ablegen können.

Der Staat schreibt Ihnen jedoch vor, dass Sie diese Bestellung nun noch 10 Jahre aufheben müssen. Wofür? Dass Sie nach 9,5 Jahren nachvollziehen können, wer bei Ihnen wie bestellt hat

Blödsinn

Bloß keinen weiteren Arbeitsgang dazwischen schalten und jetzt diese Bestellung noch lochen und abheften. Stattdessen rein in eine Schachtel und wenn diese Schachtel voll ist mit Datum zusammen in die Registratur. Damit haben Sie den Staat genüge getan. Und gleich das 'Haltbarkeitsdatum' mit drauf schreiben. Dann müssen Sie diese Kiste nie wieder öffnen und können sie nach 10 Jahren zum angegebenen Datum unangesehen in den Schredder werfen. Früher hatten wir Ordner und Altablageordner. Wir haben von einem laufenden, guten Ordner am Jahresende in einen billigen Altablageordner umgeheftet und den guten, leeren Ordner mit einem neuen Aufkleber versehen. Schnell war da ein halbes Prozent der jährlichen Arbeitsleistung in der Bürokratie verschwunden. Wer sich heute Zeit für so etwas nimmt, hat eh schon verloren. Wir diskutierten hier ja schon einmal vom Rest-Risikoträger Unternehmer. Bei 5% Unternehmensgewinn sind 0,5% Bürokratieverlust bereits 10% vom Gewinn. Und die 10-jährige Zwangsablage dieser Altbelege ist nicht der einzige Bürokratie-Unsinn, den wir veranstalten.

Wir haben gerade wieder einmal 20 Mannstunden (0,1%) dafür verschwendet unsere Altbelege (älter als 5 Jahre) aus einem 3 Meter hohen und 5 Meter langen Regal in meinen privaten Keller umzuziehen. Arbeit für umsonst

Wer heute in einem Stapel Papier nach etwas suchen muss, dessen Arbeitsplatz ist hochgradig gefährdet. Ein Chinese sucht für einen Bruchteil der von Ihnen verursachten Kosten nach solchen Belegen. Das Besondere ist aber: Ein Chinese wird nicht suchen. Er sagt Ihnen 'Ja' oder 'Nein', grad was Sie hören wollen. Ob es stimmt, was er sagt? Wer will das kontrollieren Nach ein paar solcher typischen Ja-Antworten fragen Sie bestimmt nicht mehr danach. Dies ist auch eine Methode der Bürokratiebeseitigung.

Man sollte auch alle Papiere, die sich so auf und in Ihrem Schreibtisch sammeln, recht zügig dem Schredder zuführen. Informationen neu zu beschaffen ist heute billiger geworden, als sie für späteren Gebrauch vorzuhalten.

Die zweite große Verschwendung in unseren deutschen Unternehmen ist verschwendete Zeit. Stundenlange Meetings kennen die meisten von Ihnen. Aber wenn man einfache Dinge nicht sofort erledigen kann, sondern immer wieder Zeit für eine Teilarbeit (nebst Wiedereinarbeitung) aufwenden muss, dann geht das auch daneben. Typische solche Teilarbeiten sind bei uns Aufträge, die man nicht auf einmal ausliefern kann. Früher standen diese Kisten bei uns im Weg rum, bis nach ein paar Tagen endlich die Ware zur Komplettierung eintraf. Besser ist es, die Lieferung im Computer zu lassen, sie auf zwei Teile (ohne Mehrkosten für den Kunden) abzuarbeiten oder einfach nur zum Teil auszuführen. Letzteres sollte man sich natürlich nicht zu oft leisten, sonst beginnt der Kunde zu schimpfen.

Warum dauert das Verfassen eines amtlichen Bescheids viele Wochen wenn nicht gar Monate? Arbeit der Beamte so lange daran? Nein! Der arme Beamte selbst ist an der vergehenden Zeit nicht schuld. Es ist der Ablauf der Bürokratie. 99% der vergehenden Zeit liegt die Akte geschlossen unter irgendwelchen Papierstößen begraben. Wenn man einmal diese Warteschlange abarbeiten würde und den Prozess so straffte, dass auf jedem Arbeitsplatz maximal ein Tag lang eine Akte liegen darf, dann würden aus Monaten nur mehr Wochen werden.

Man würde dabei aber auch merken, dass die Menschen weniger Sortier-, Such-, Wiedereinarbeitungs- und Verwaltungsaufwand hätten. Man bräuchte auf einmal viel weniger Personal. Und genau hier liegt das deutsche Problem. Es geht um Arbeitsplätze. Nimmt man die Bürokratie aus unserem Staat, so gingen bestimmt 25% aller Arbeitsplätze verloren. Und die Entlastung der Unternehmen von dieser Bürokratie würden noch einmal vermutlich 10% Arbeitkräfte freisetzen. Jeder dritte Arbeitsplatz hängt damit an unserer deutschen Bürokratie. Sind diese Arbeitsplätze produktiv? Nein! Sie sind überflüssig wie ein Kropf und machen den Menschen krank. Das gilt für beide. Für den die Bürokratie Verursachenden wie auch den, der sie abzuarbeiten hat.

Und da diese Bürokratie schlechter zu bekämpfen ist, als die Jobs in unseren Firmen, rationalisieren wir vermehrt in den Firmen. Jobs werden abgebaut und die Bürokraten bleiben, die sich eine neue Arbeit mit neuer Bürokratie suchen müssen und sich auf die verbleibenden Firmen stürzen und eine neue Sau für den Dorftrieb züchten. (Der Gesundheitsfond wird schon langsam fetter )

Dies ist ein System, was sich selbst verstärkt. Wenn wir nicht bald etwas dagegen machen, wird das System instabil werden. Immer weniger hochrationalisierte und produktive Mitarbeiter müssen für immer mehr Bürokraten das Geld erwirtschaften.

Und am Ende dieses Beitrags möchte ich die Beamten weiträumig von den hier geäußerten Vorwürfen freisprechen. Natürlich gibt es übergenaue Federfuchser. Es sind aber meist nicht die normalen Beamten, die Bürokratie verursachen. Sie sind dafür vom Staat eingesetzt, die Staatsbürokratie durchzusetzen. Wir müssen Ursache und Wirkung hier von einander unterscheiden. Don't shoot the messenger.

Linkzum letzten Teil

Hier sind einmal wirklich gute Nachrichten! Ich habe sie im ZDF im heute-Journal gehört.

Wir haben seit der Gründung der Bundesrepublik Deutschland das erste Mal mehr als 40 Mio. sozialversicherungspflichtige Arbeitsplätze. Eine tolle Steigerung von 1,5% im Vergleich zum Vorjahr! Um mit dem Börsenvokabular zu sprechen: All Time High!

Mehr als 600.000 solche Arbeitsplätze kamen netto im vergangenen Jahr hinzu. Und das trotz massenhaftem Stellenabbau bei den Großunternehmen. Automobilindustrie, Banken, Versicherung, Telekommunikationsunternehmen ... Die Nachrichten über den Stellenabbau überschlugen sich.

Doch wo sind diese Stellen entstanden? Bei uns in den Klein- und Mittelbetrieben. Was die Großen verbockt haben, haben wir Kleinen (auch The Whisky Store) aufgefangen. Die Dinosaurier ziehen sich zurück - bzw. weiter. Wir Kleinen arbeiten effektiver, effizienter und innovativer und können so zusammen mit den Mitarbeitern schnell Mehrwert erschaffen, der sowohl Unternehmern als auch Mitarbeitern im Gehalt zu Gute kommt.

Zugegeben, es wird ein paar Jahre (oder Jahrzehnte) dauern, bis unser Land als Ganzes effektiver und effizienter geworden ist. Man kann nicht mit der Brechstange ein System umstellen. Aber die Anfänge dieses Wandels weg von den Megaunternehmen mit Einheitsgehältern und hin zu kleineren, effektiveren Unternehmen, bei denen sich das Gehalt an der effektiven Firmenleistung festmacht, ist deutlich sichtbar.

Leider konzentriert sich die Presse auf den Rückzug der Dinosaurier und nicht auf das Erstarken der Kleinen. Aber so war es schon immer in Deutschland.

Negatives verkauft sich in der Öffentlichkeit deutlich besser als Positives Schürt man die Urängste des Menschen, so schart er sich um die Alpha-Tiere, weil sie Schutz versprechen. Wenn ich Alpha-Tier wäre, würde ich auch negative Schlagzeilen verbreiten.

P.S.: Whisky wird demnächst bestimmt deutlich teurer

Mein Lieblingsautor und Management-Berater ist Reinhard Sprenger www.sprenger.com. Ich habe ihn mir bereits zweimal live angehört und bin begeistert. Er schafft es trotz Holzfällerhemd und Kordhose eine Professionalität 'rüberzubringen, die unglaublich ist.

In seiner aktuellen Kolumne im Handelsblatt schreibt er über die 'Daily Soap im Job'. Zitat: "Für viele ist Arbeit Stress, Überforderung und Anlass zu allerlei Klagen: Man 'müsse' ja, man arbeite sich noch krumm, kaputt oder tot."

Arbeit ist aber viel mehr. Es ist für viele ein ganz wichtiger Teil wenn nicht der Kern des Lebens. Zitat weiter: "Ärzte berichten, Menschen, die über ein Jahr arbeitslos waren, seien kaum noch 'resozialisierbar'. Das also gilt für uns alle: Über Arbeit jammert man so lange, bis man keine mehr hat."

Mit diesen Gedanken habe ich mich jeden Tag dieser Woche gegen die stetig anwachsenden Berge an Bestellungen angestemmt, die morgens auf den Pick-Tischen lagen.

Wie es hier so treffend von Xandrian gesagt wurde: "also schleppt ruhig weiter"

http://www.forum.thewhiskystore.de/viewtopic.php?t=575